Процесот на дигитализација на Управата за водење на матичните книги е во тек. Оттаму велат дека со скенирањето на матичните книги се олеснува работата на службениците, но и на граѓаните, кои може каков било тип извод да побараат и електронски. Процесот на целосно дигитализирање на податоците очекуваат да заврши до крајот на 2020 година
Но, како што објави неделникот „Фокус“, тендерите за хардвер, софтвер и дигитализација на Управата ги добиваат фирми регистрирани непосредно пред огласите на оваа институција. И Државниот завод за ревизија во извештајот за 2019 година наведе низа забелешки во работењето на Управата. Институцијата сега е под лупа на Државната комисија за спречување на корупцијата
Ковид-работен ден во подрачното одделение на Управата за матични книги во Скопје.
Службеник: Вие сте за да пријавите новороденче?
Странка: Да.
Службеник: Во која болница е родено?
Странка: Во државната болница.
Службеник: Ако е во ред, потпишете тука и бројот на лична карта.
Службеник: Во ред, вашата дете е пријавено тука во Скопје, вие иако живеете во Гостивар, ние предметот ќе го почнеме тука и ќе го доставиме до МВР и таму треба да му доделат матичен број… Таа процедура трае 5 работни дена. Тогаш вие ќе одите во Гостивар, нема потреба да се малтретирате да доаѓате во Скопје, ќе го земете изводот во Гостивар.
Странка: Дали можеме да го подигнеме во Врапчиште?
Службеник: Каде и да сте, ние сме поврзани електронски. Дали во Врапчиште, дали во Гостивар, каде било може да го подигнете. Таму ќе средите, ќе платите сѐ.
Странка: Поздрав.
Откако еднаш во Управата за водење на матични книги ќе се пријави новороденче, венчани или починати луѓе, овие документи со понов датум може да се побараат и онлајн.
Ова е депото на Управата за матични книги во Скопје. Една по една книгите се скенираат во електронска форма и се враќаат на местото од каде што се земени. Откако ќе се скенира книгата, податоците на граѓаните заведени во неа се достапни во електронска форма.
„Нема прелистување на книгите, нема оштетување, си ги чуваме, тие се златни за нас.“
Освен за службениците, целта е да е олесни процесот на добивање документи и за граѓаните. Наместо да доаѓаат на шалтери, секој граѓанин може електронски да поднесе барање на порталот e-portal.uvmk.gov.mk и да наведе како сака да го добие документот: по пошта, во месните матични канцеларии или во подрачните одделенија на Управата.
„Моментално се дојдени три барања, еве ќе го отвориме ова барање сега. Ова е барањето што го поднел, за извод за матична книга на родени. Мајката има поднесено за малолетно дете. Барањето се отвора, го поврзуваме, проверуваме податоците. Ова проверено е податоци од родителите. Ги проверуваме убаво дали се точни. Штом се точни, гледаме дека е точно и ги потврдуваме. Кога ќе се потврди, на странката ѝ стасува нотификација дека барањето за извод е обработено“,
објаснува Осман Исени, административен службеник во Управата.
Кога по овој пат тргнал млад брачен пар од Скопје, наишол на проблеми. А изводот од матичната книга на венчани им бил итно потребен за да побараат кредит.
„Не успеавме да се најавиме никако на нивниот систем“,
сведочи граѓанка за „360 степени“.
Така, брачниот пар тргнал „пеш“ по барање за извод на венчани.
„Од Управата останаа на моментот, едвај со убедување, ни го дадоа изводот на матична книга на венчани, само по системот кој го имаат електронски, заведеното електронски, дека ние имаме склучено брак. Но, книгата не ја видовме и не знаеме дали досега е најдена за да може да се потврди дали во изминативе 4 години ние имаме промена на нашата брачна состојба“,
вели граѓанката.
Од Управата уверуваат дека ниту една матична книга не е изгубена.
„Кога госпоѓата била на шалтер да поднесе барање или кога го поднела барањето електронски и така ја известиле, можно е книгата да била во самата просторија каде што се скенираат книгите. Можеби таа книга била тука на скенирање. Но, тоа не значи дека изводот е издаден без да се изврши проверка во книгата. Ние изводите ги издаваме исклучиво по претходно извршена проверка во секоја книга“,
тврди Јасна Пецевска, раководител на одделение за управни работи во Управата за водење на матичните книги.
Настапот на Пецевска доаѓа како замена за интервју со Директорот на Управата, Бујар Дардишта, кадар на ДУИ. Процесот на дигитализација е во тек, а го следат низа скандали. Неделникот „Фокус“ објави дека од 2019 година па наваму, за набавките за хардвер, софтвер и дигитализација, Управата потрошила најмалку 1,5 милион евра. Од нив, речиси половина милион евра, на тендер добила „Новатек инв“, компанија која е регистрирана во Централниот регистар само еден месец пред објавување на огласот и само три месеци пред да се склучи договорот за јавна набавка. Притоа, немало никакви критериуми во однос на капацитетот и претходното искуство на фирмата, туку единствено се барало вработените кои ќе ги скенираат матичните книги и ќе внесуваат списи да поседуваат одредени сертификати.
Одделението за јавни набавки во Управата за матични книги не гледна ништо спорно ниту во тендерот што го добила „Новатек инв“ ниту во другите договори.
„Овие набавки се во тек на реализација, сè уште не се целосно реализирани. Комисијата за јавни набавки нема законска обврска да ги проверува економските оператори кога се регистрирани како правни лица. Согласно Законот за јавни набавки, единствено што се проверува е дали економскиот оператор има издадено негативна референца на системот на ЕСЈН и документите кои се бараат согласно член 88 од Законот за јавни набавки“,
ни одговорија од Одделението за јавни набавки во Управата за матични книги.
Фирмата што доби најголем дел од колачот, „Новатек инв“, е во сопственост на Лирим Фетаи, кој за „Фокус“ рекол дека ги исполнил критериумите оти имал искусен тим.
Освен истражувањето на „Фокус“, работењето на Управата за 2019 година го чешлаше и Државниот завод за ревизија. Констатирани се помалку средства во однос на издадени изводи, потоа дека не се водела матична евиденција на изводите по поединечен сериски број, како и неправилности во процесот за јавните набавки. Ревизорите навеле неповолно мислење во однос на вистинитоста и објективноста на финансиските извештаи и се резервирани за усогласеноста на Управата со законската регулатива. Ревизорите за 2019 година констатирале и кусок од околу 94 илјади изводи.
„Не се работи за недостаток туку се работи за подоцнежно сметководствено книжење на овие изводи и рекапитулари на овие изводи од страна на сметководителот.
360°: Меѓу другото, се вели дека не се води материјална евиденција на изводите по поединечен сериски број.
Не, не е точно, со оглед на тоа што ние изводите ги водиме по секој извод долу си има свој точен сериски број, дали е извод на родени буквата ‘Р’, па седум бројки, буквата ‘В’, седум бројки и буквата ‘У’, ако е за извод за умрени, така што не е точна и таа констатација, затоа што сите изводи се водат точно по број. Го демантираме тој дел од ревизорскиот извештај.
360°: Значи ли ова дека ревизорите грешеле?
Се случува, сè бива“,
вели Пецевска од Управата за водење на матичните книги.
Грешка или сомнежи за незаконско работење, е дилема што се обидува да ја расчисти и Државната комисија за спречување на корупцијата (ДКСК). Предметот е отворен по допрен глас, по истражувањето на неделникот „Фокус“. Случајот го води антикорупционерот Владимир Георгиев, кој најавува темелна финансиска проверка на процесот на дигитализацијата.
„Предметот е многу нов, скоро го отворивме, меѓутоа генерално ние не застануваме само околу таа конкретна набавка, туку кога отвораме предмети се обидуваме да ја добиеме пошироката слика околу постапувањето на соодветната институција, вклучувајќи ги ревизорските извештаи, некои претходни набавки со цел да добиеме целосна слика на работењето. Така ќе биде и во овој случај“ ,
вели Владимир Георгиев, член на ДКСК.
Управата досега успеала електронски да ги поврзе сите 146 матични одделенија ширум државата. Од 8 милиони податоци, досега се скенирани околу 3 милиони.
Книгите ги скенираат вработените во фирмите што ги добиле тендерите, но во простории и со скенери на Управата, за кои не добивме дозвола да ги снимаме. Целиот процес на дигитализација се планира да заврши до крајот на 2022 година.