Ревизијата на ДЗР утврдила и дека Управата за водење на матичните книги нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност, како и на документираниот материјал, со што би се спречило негово оштетување, исчезнување или уништување
„Со цел забрзување на постапките за дигитализација на матичните книги, од 2018 до 2024 година склучени се 288 договори за дело со 216 лица за ‘внесување податоци во електронски матичен регистар во поголем обем’. Утврдено е дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување податоци во електронскиот матичен регистар, туку биле ангажирани во извршување други работни задачи, за што се исплатени средства во износ од 30 578 илјади денари“, се вели во извештајот на Државниот завод за ревизија
И покрај тоа што е започнат пред повеќе од една деценија и во него се вложени над 520 милиони денари или околу 8,5 милиони евра, процесот за дигитализација на матичните книги сè уште не е завршен.
Според Државниот завод за ревизија (ДЗР), досега се скенирани 52 проценти од записите во матичните книги, а во електронскиот матичен регистар се внесени 49 отсто од записите, што е степен на реализација кој не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните ниту, пак, води кон подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции согласно своите надлежности.
Дополнително, ревизорите укажуваат дека недостигот на јасна стратегија, контролни механизми и квалификуван кадар освен што го оневозможуваат подобрувањето на услугите за граѓаните, го зголемуваат ризикот од злоупотреби на лични податоци и губење на архивскиот материјал од трајна вредност.
Инаку, овие сумирани наоди произлегуваат од ревизијата на ДЗР на тема „Дгитализација на матичните книги“, чија цел, како што се наведува во извештајот на институцијата, била да одговори на прашањето – „Дали со дигитализацијата на матичните книги и процесите во Управата за водење на матичните книги ќе се поедностават и забрзаат услугите за граѓаните, а нивниот квалитет ќе се подобри?“
Во извештајот ревизорите потсетуваат дека електронскиот матичен регистар е воведен во 2014 година, а скенирањето на записите од матичните книги е почнат пет години подоцна, односно во 2019 година.
Но, и покрај поминатиот долг период и вложените средства, кои во меѓувреме постојано се зголемувале, процесот на дигитализација на матичните книги е далеку од завршен.
„Непостоењето темелни анализи и јасен акциски план за дигитализацијата на матичните книги довело до зголемување на трошоците, од првично планираните 13,1 милион денари на 157 милиони денари. И покрај ова многукратно зголемување на предвидените трошоци, процесот сè уште не е завршен. Вкупните трошоци за набавка и одржување на електронскиот матичен регистар и дигитализација на матичните книги, од 2012 до денес, изнесуваат 520 952 илјади денари, или приближно 8,5 милиони евра. Со цел забрзување на постапките за дигитализација на матичните книги, од 2018 до 2024 година, склучени се 288 договори за дело со 216 лица за ‘внесување на податоци во електронски матичен регистар во поголем обем’. Утврдено е дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување на податоци во електронскиот матичен регистар, туку биле ангажирани во извршување на други работни задачи за што исплатени се средства во износ од 30 578 илјади денари“,
се вели во извештајот на ДЗР.
Ревизијата утврдила и дека Управата за водење на матични книги нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност, како и на документираниот материјал со што би се спречило негово оштетување, исчезнување или уништување.
Дополнително, во извештајот се нотира и дека Управата сè уште не спровела попис на матичните книги по матични подрачја. Дел од книгите, според наодите на ДЗР, се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци.
Отсуството на упатство за евиденција, чување и спроведување на попис во Управата, е уште еден недостаток што го утврдиле ревизорите, а кој оневозможува централизирана евиденција на матични книги и нивна локација.
Ревизијата констатира и дека неусогласеноста на законската и подзаконската регулатива донесена во 2016 година во делот на обрасците, е причина за издавање изводи на родени со нецелосни податоци и на неунифицирани обрасци за сите граѓани.
„Исто така, ревизијата констатира недостаток на искусни и квалификувани ИТ човечки ресурси во Управата, што го зголемува ризикот по безбедноста на нејзиниот информациски систем. Ненавремено и недокументирано управување со корисниците и корисничките привилегии создава можности за неовластен пристап до лични податоци на граѓаните и коруптивни дејствија“,
се наведува во извештајот.
Според утврденото од страна на ревизорите, во Управата недостасуваат повеќе од 55 отсто искусни и квалификувани човечки ресурси, а намалениот степен на супервизија и контрола на чувствителните работни места дополнително го зголемуваат ризикот од грешки во работењето.
„Отсуствува следење и анализа на логовите од пристапите во системот, како и надзор врз спроведување на политиките и процедурите за пристап во просториите на Управата. Оваа доведува до можност матичарите да пристапуваат во просториите на Управата и електронскиот матичен регистар надвор од утврденото работно време, за време на викенди и празници. Имено, утврдено е дека дел од вработените вршат внесувања и измени во електронскиот матичен регистар пред 6:30 часот и по 22 часот, без соодветен надзор. Исто така, во повеќе месни канцеларии се печатат и издаваат изводи од матичните книги и за време на викенди и празници“,
констатира ДЗР.
Како што појаснуваат од Државниот ревизор, дигитализацијата на матичната евиденција преку електронските изводи значително ја олеснува пристапноста до административните услуги, овозможувајќи издавање документи преку порталот на Управата. За ова, граѓаните мора да бидат регистрирани на Националниот портал за е-услуги или на порталот на Управата.
Анализата на податоците, според ДЗР, покажува дека 92 проценти од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини, како Гевгелија, Делчево и Пехчево, употребата на електронските услуги е речиси занемарлива. Ова, посочува ДЗР, укажува на потребата од засилена поддршка и развој на дигиталните сервиси, со цел обезбедување еднаков пристап за сите граѓани.
„Од друга страна, во Управата се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Со анализа на податоците ревизорите констатираа дека речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува од само три лица од подрачното одделение Скопје, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис. Во подрачното одделение Скопје, каде е и најголем бројот на издадени изводи, не се користи системот „земи бројче“, граѓаните чекаат во редици за поднесување на барања и подигнување на готови документи со што се овозможува настанување на ризик од коруптивно однесување од граѓаните и од вработените на Управата“,
велат од ДЗР.
За надминување на ваквите состојби, ревизорот издал препораки до надлежните институции да преземат мерки и активности и да обезбедат поефикасни, поквалитетни и подостапни услуги за граѓаните, преку целосна и функционална дигитализација на матичните книги и поврзаните процеси.
Ова, како што порачуваат од ДЗР, ќе придонесе за современа и одржлива јавна администрација, која ќе биде насочена кон потребите на граѓаните.