Ревизијата утврдила дека Архивот користи застарена компјутерска програма од 1990-те за обработка на фондовите, што носи ризик од трајно губење податоци. Во некои одделенија податоците се евидентираат на застарен начин со забелешки во ворд-документ, поради откажување на персоналните компјутери
Државниот завод за ревизија (ДЗР) констатира системски слабости во работењето на Државниот архив на Република Северна Македонија за 2024 година. Пропусти се утврдени во евиденцијата на средствата и обврските, јавните набавки, платите, внатрешната контрола и условите за чување на архивскиот материјал што претставува културно и историско наследство од посебен национален интерес.
Со ревизијата е констатирано неисполнување на основните услови што треба да ги поседуваат депоата на Архивот за да се заштити архивскиот материјал, како и условите за заштита од неовластен пристап до архивскиот и документарен материјал.
Според ДЗР, во Архивот не се вршело ажурно и хронолошко евидентирање на движењето на резервите на публикуваните изданија.
Од извршниот увид на архивските депоа на дел од подрачните единици на Архивот се констатирани алармантни наоди. Поради руинираност и непреземени активности за нивна реконструкција, Ревизија утврдила дека дел од депоата се лоцирани во непосредна близина на сливно подрачје и речно корито, а дека електричните инсталации кои минуваат низ депоата се стари, поставени се со самата изградба на објектите и не се соодветно обезбедени.
„Ѕидовите на депоата се испукани од влага и протекување на крововите. Подовите се стари, изработени од линолеум, кој дел е одлепен. Прозорците на дел од архивските складишта не се заштитени од сончева светлина (завеси, заштитни капаци, ролетни). Поставените клима уреди се стари и нефункционални со што не се одржуваат стабилни микроклиматски услови со цел да се овозможи соодветна заштита на архивскиот материјал од штетни атмосферски гасови, честички прашина и загадувачи во форма на аеросоли“,
се вели во извештајот на ДЗР.
Увидот покажал и дека депоата се опремени со систем за рано откривање и дојава на пожар, но не се во функција бидејќи се многу стари, односно биле вградени со самото пуштање во употреба на објектите.
Дополнително, Архивот користи застарена компјутерска програма од 1990-те за обработка на фондовите, што носи ризик од трајно губење податоци. Во некои одделенија податоците се евидентираат на застарен начин со забелешки во ворд-документ, поради откажување на персоналните компјутери.
Според ревизијата, архивскиот материјал се чува на полици, рафтови и каси што не се обележани со римски броеви. Редовите не се означени со арапски бројки и преградите не се означени со мали букви по азбучен ред со цел полесно сместување и пронаоѓање на документациите.
и Централа / Фото: ДЗР
„Овие состојби укажуваат дека Државниот архив со дејност од исклучително национално значење кој претставува историски трезор на архивскиот и документарен материјал за историјата на Република Северна Македонија не располага со простор кој ги исполнува основните услови за нивно сместување, чување и заштита и постои можност да биде загрозена нивната безбедност. Поради застареноста и дотраеноста на опремата, постои висок ризик од нејзино расипување и ставања вон употреба, а со тоа и од трајно губење на досега внесените податоци за целокупниот архивски и документарен материјал кој го поседува Државниот архив“,
утврдиле ревизорите.
Во извештајот се нагласува дека новододелениот објект во зградата на Археолошкиот музеј во Скопје не ги исполнува меѓународните архивски норми, односно во актуелните административни простории не постојат елементарни услови за работа на архивистите, кои средуваат документација стара и по стотици години во
простории без прозори (без природна вентилација и светлина).
„Системот за вентилација не е направен согласно меѓународните стандарди препорачани за архиви, библиотеки и музеи и истиот само ја влошува состојбата со квалитетот на воздухот бидејќи придонесува за распространување на штетните честички од депото низ сите работни простории. Актуелниот простор не располага со помошни
велат од Ревизија.
пожарни скали за евакуација во случај на пожар, поплава, земјотрес. Освен тоа, близината на реката Вардар и
зголеменото ниво на влага во објектот е спротивно на основното начело за изградба на архивски објекти кои не смеат да се наоѓаат покрај вода“,
Ревизорите утврдиле и дека дел од она што го поседуваат Архивот не се прикажува во пописите, а вредноста на попишаното не се знае бидејќи во пописните листи освен називите на предметите, не се пресметува вредноста. Исто така, не е извршен попис на земјиштето, градежните објекти, на стоките на залиха кои се однесуваат на публикуваните изданија во магацин и книгите во библиотеките.
Незаконско постапување во Архивот има и во спроведувањето на јавните набавки. Неправилности се утврдени и кај набавките на одржувањето на ИТ-опремата, на струја, како и кај набавките за реконструкции на објекти и поправки на возила.
Ревизорите утврдиле дека во Архивот има недоволен број вработени, нереализирани унапредувања, како и вработувања на определено време, што влијае на квалитетот на извршувањето на основната дејност.
Државниот архив има девет подрачни одделенија, и тоа во Скопје, Велес, Тетово, Прилеп, Битола, Охрид, Штип, Куманово и во Струмица.